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学校档案管理制度

时间: 2021-02-24 09:02:28 管理制度

学校档案管理制度

  在不断进步的时代,制度使用的频率越来越高,制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。大家知道制度的格式吗?下面是小编精心整理的学校档案管理制度,希望能够帮助到大家。

  学校档案管理制度1

  档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录,又是全校教职工工作成绩的客观见证,是教学常规管理的重要基础工程。为此,制订制度如下:

  1、成立档案资料室,由校办负责,校办干事(档案资料员)具体负责,其它各职能部门相关负责人协助工作。

  2、健全文书档案,坚持专人收拆,及时登记、签批、承办,保证文件资料齐全完整,及时办理。

  3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部门干事负责收集整理交档案室,由档案资料员整理装订、归档。

  4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。

  5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。

  6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集,一般每学期或每学年整理归档,。由职能部门交档案资料室,由档案资料员负责归档立卷。

  7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作,按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

  8、积极提供利用,严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续,查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散,不得损坏。

  9、加强档案的严禁保密,不得泄露。

  学校档案管理制度2

  一、档案的收集

  要充分认识校舍档案收集的意义,在思想上重视采取多种方法、途径加以收集,档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。

  1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

  2、应有积极态度和主动精神,不能坐门等客。

  3、一式二份,正本放教育委员会,副本存学校。

  4、当撤销学校的校舍档案,应全部移交给市教育委员会。

  二、校舍档案管理

  1、边鉴定边整理,按要求进行分类、组卷,文件排列、案卷的装订,案卷的排列,案卷目录的编制等工作。

  2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系,利用原有基础,便于保管和利用。

  3、档案整理要充分利用原有的基础。

  4、档案的整理必须便于保管和利用。

  三、档案的保管

  按要求设立库房,库房的要求达到“十防”,按要求设置保管设备,材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致,移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。

  四、档案的移交

  交接双方必须根据案卷目录清点核对,并在交接收据上签名盖章,其收据一式三份,交接双方各一份,会计一份。

  五、查阅和借阅

  1、首先办理查阅或借阅手续,外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。

  2、查阅或借阅,只允许在档案室进行。

  3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等,严守保密规定,归还时清点清楚。

  4、查阅或借阅时,严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染档案。

  六、档案保密

  档案室必须有安全保证,措施到位,查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说,阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册,经领导审批后,二人以上人员监销。

  七、清销

  1、清销之前,首先由管理员定期和不定期对档案进行统计,如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值,经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。

  2、清销应有二人以上人员监销,以防失泄机密。

  3、要遵守保密规定,坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。

  学校档案管理制度3

  第一章 总 则

  第一条 为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本办法。

  第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

  第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

  第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市的人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

  国家档案行政部门和省、自治区、直辖市的人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

  第五条 高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是:

  (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

  (二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

  (三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

  (四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

  分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

  第二章 机构设置与人员配备

  第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

  具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:

  (一)建校历史在50年以上;

  (二)全日制在校生规模在1万人以上;

  (三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

  未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

  第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

  需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

  第八条 高校档案机构的管理职责是:

  (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

  (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

  (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

  (四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

  (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

  (六)开展档案的开放和利用工作;

  (七)开展学校档案工作人员的业务培训;

  (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

  (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

  有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。

  第九条 高校档案馆设馆长一名,根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名,根据需要可以设副主任一至二名。

  馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任,以下简称为高校档案机构负责人),应当具备以下条件:

  (一)热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;

  (二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

  (三)年富力强,身体健康。

  第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

  高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

  第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

  第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

  第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的`发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

  第三章 档案管理

  第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

  第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

  (一)党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

  (二)行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

  (三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

  (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

  (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

  (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

  (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

  (八)产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

  (九)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

  (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

  (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

  高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

  第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

  学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

  第十七条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

  学校档案管理制度4

  为了明确档案工作职责,增强档案人员工作责任感,特制定以下制度:

  1、认真学习、宣传、执行党和国家关于档案工作的法令、政策、规定,做到依法治档。

  2、建立、健全各项档案工作制度,使机关档案工作逐步进入标准化、规范化轨道。

  3、爱岗敬业,努力钻研业务知识,不断提高专业技术水平。

  4、做好档案的日常管理、编研、开发利用工作,使本单位档案更好地为各项工作服务。

  5、具体负责对本单位档案材料的鉴定工作,按规定销毁已超过保管期限无保存价值的档案材料,并做好销毁记录。

  6、对本单位各科室形成各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

  7、定期组织所属部门档案工作人员学习、交流有关档案知识工作,帮助兼职档案人员提高档案业务技能。

  8、检查和指导所属部门的档案工作,以提高单位档案工作质量。

  档案利用制度

  1、综合档案室现存档案,可为单位内部各部门及有关人员提供利用。外单位利用档案需持有合法证件。

  2、综合档案室所存档案,一般应在档案室查阅。特殊情况需借出档案,必须办理借阅手续,并限时归还,机密档案不外借。

  3、综合档案室应积极地为档案的利用创造条件,做到及时、主动、热情地为社会各界各项工作服务。

  4、各部门或工作人员因工作需要均可查阅本部门工作中形成的档案。查阅涉密档案,需经单位分管领导批准。

  5、查阅档案,需由查阅人履行登记手续,登记项目需填写清楚、齐全。

  6、查阅档案、必须遵守档案安全保密制度。

  7、查阅档案、须小心轻翻,不得圈划、折叠、污损或涂改,不准拆卷或抽取卷内文件。

  8、摘录、复制、翻拍档案,需经档案工作人员同意。

  9、综合档案室可根据利用者的需要,出具档案复印件并加盖公章。

  10、档案借出一般不得过周,特殊需长期借出不得超过一个月。如需延长借出时间,需办理续借手续。档案不向外单位借出。

  档案安全保密制度

  1、综合档案室库房是本单位存放档案的重地,非工作人员未经允许,不得入内。

  2、档案库房应有防盗、防火、防潮、防高温、防磁、防尘、防光、防有害生物等设施设备,并定期进行检查、维护。

  3、档案库房严禁吸烟,严禁存放易燃易爆物品或档案装具以外杂物,保持库房清洁、整齐。

  4、档案接收整理或提供利用完毕应立即入库,不得任意堆放。

  5、工作人员离开库房,须随手关锁好门窗。

  6、工作人员须严格遵守借阅制度,按制度规定提供利用档案。

  7、查阅档案必须遵守保密有关规定,不看与自己所查无关的档案,不与无关人员谈论档案内容,不随便将档案拿出阅档室。借出的档案不得转借他人。

  8、档案工作人员必须严格遵守党和国家有关保密规定,不在不利于保密的地方存放档案或将档案私自转借他人。

  9、借阅或归还档案,须严格履行借阅或检查手续,如有遗失损坏,要追究责任。

  10、定期做好档案清点工作,及时追回借出档案。

  11、经常检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补或复制。

  12、档案工作人员必须时刻保持警惕,经常检查不安全因素,发现漏洞,及时采取措施。

  档案保管制度

  1、档案库房由专人负责管理,管理人员应忠于职守,做好各项工作。

  2、档案库房要符合“八防”要求,并定期进行库房安全、保密检查,及时消除不安全因素。

  3、管理人员应认真做好每天库房温湿度测定工作,及时采取有效举措调节温湿度,并做好温湿度记录。库房的温度应控制在14-24℃之间,相对湿度应控制在45-60%之间。

  4、库房内应保持清洁,经常清扫,不得堆放与档案无关的物品。

  5、凡进入库房的档案资料一律要进行消毒处理,禁止有“病”档案进入库房。要定期对档案资料进行检查,若发现有虫害、发霉和其它问题,应及时向领导汇报,并及时处置。

  6、外来人员未经许可不得进入库房。

  7、管理人员离开工作岗位时,要关好门窗,关闭电源,节假日封闭库房,确保库房安全。

  8、库房内应避免阳光直射,照明应采用白炽灯作光源。

  9、档案室接收档案要双方当面清点核对。及时登记、编目。日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。利用档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案,使用后应及时装订。

  10、档案室应定期对各类档案进行清点,做好清点记录。档案人员工作变动或出现重大事故应随时清点,并办理交接手续或写出书面报告。

  11、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色,应及时修复或复印,库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要写明原因,保存依据。

  文件材料收集归档制度

  1、凡是反映本单位工作、具有一定查考利用价值的文件材料均应归档,任何部门或个人不得将其据为已有、随意销毁或拒绝归档;国家规定的不得归档的材料,禁止擅自归档。

  2、各部门档案应在下一年度的上半年之前,向档案管理人员移交;会计档案应在会计年度终了后第二年度第一季度末移交;基建施工图、竣工图等科技档案待工程项目验收结算后,以工程项目成套归档移交。

  3、各部门必须指定专人负责其内部档案材料的收集、分类、归档、保管工作。归档案卷应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,以便于保管和利用。

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