人事档案保存期限

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人事档案保存期限

　　档案工作在市场经济环境中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。以下是小编为你整理的人事档案保存期限，希望能帮到你。

人事档案保存期限

　　1. 凡具有北京市城镇常住居民户口的在职工人，流向不具备管理人事档案的单位，而原单位又不为其保存人事档案的;

　　2. 由于各种原因，原单位委托北京市人才交流中心和各区、县劳动保障行政部门所属的劳务市场组织保存人事档案的;

　　3. 在职职工被开除、除名、辞退和终止、解除劳动关系，及自动离职、辞职人员的人事档案，按社会劳动力管理规定管理。

　　(二)保存档案的方式及手续

　　1. 单位委托存档

　　委托单位须持以下文件资料到市、区、县劳动保障行政部门开办的劳务市场服务组织办理存档手续：

　　(1) 上级主管部门有关批件、营业执照;

　　(2) 存档人员与用人单位签订的'劳动合同等。

　　委托单位与存档单位应签订保存档案合同书。

　　2. 个人委托存档

　　存档人员须持以下证明到市、区、县劳动保障行政部门开办的劳务市场服务组织办理存档手续：

　　(1) 在职职工凭本市居民身份证或户口薄、原单位劳资部门同意调出函、用人单位同意聘用函;原单位同意保留公职的出国留洋人员凭原单位证明信、出国护照、签证。

　　(2) 存档人员须由原单位劳资部门填写《工人个人寄存人事档案登记表》并加盖劳资部门公章，并经存档单位审核同意。

　　(3) 存档人员必须与存档单位签订保存人事档案合同书。自费出国留学的工人，保存人事档案期满，如需延长保存期限的，必须由具有本市正式户口的直系亲属担保，并与存档单位签订委托保存其亲属档案合同。

　　单位或个人委托存档的，需按规定的标准向存档单位缴纳管理费。

　　(三)保存工人人事档案的期限

　　1. 单位委托存档：根据用人单位与工人的聘用合同确定存档期限。

　　2. 个人委托存托：时间一般为半年以上，一年以内，出国留学人员以护照有效期限为准。

　　3. 个人委托存档，在存档期间转换工作单位的，可持接受单位证明，随时办理结存或调档手续。

　　4. 存档期满，如需延长期限或变更存档合同内容的，由双方协商确定。

　　(四)存档人员的工资、工龄计算

　　1. 单位委托存档的，存档人员寄存档案期间保留原档案工资，如遇国家规定调整职工档案工资时，由所在单位负责调整，并按规定办理调整档案工资手续。个人存档的，保留原档案工资。

　　2. 单位委托存档的，可以将存档前的连续工龄(或缴费年限，下同)与存档后的连续工龄合并计算。个人委托存档的，存档期间不计算工龄。

　　(五)存档单位的职责

　　1. 存档单位必须配备专人管理档案。档案管理人员须应由政治素质好，具有档案管理专业知识的党员干部担任。

　　2. 存档单位调入档案时，须严格审查下列项目：

　　(1) 审查工人人事档案中的下列材料

　　① 各种履历表;②自传;③各种鉴定表;④历次运动检查、总结;⑤政治历史审查材料;⑥奖惩材料;⑦入党、入团材料;⑧政治、文化技术材料;⑨任免、调动材料;⑩招工、升级、调资材料;(11)其他材料。

　　(2) 审查其他证明材料：

　　① 行政介绍信;②工资介绍信;③独生子女证明;④工会关系介绍信;⑤本人与受聘单位合同书;⑥原单位同意调出证明;⑦其他材料。

　　凡不符合上述规定，人事档案材料不全的，劳务市场服务组织不得调入和保存其人事档案。

　　3. 存档单位不得涂改、撤换、增加或销毁档案材料。

　　4. 存档单位不得向任何单位和个人借出所保存的档案材料。

　　5. 有关单位需要查阅档案的，必须有单位人事、劳资、组织部门证明信，存档单位方可向其提供档案材料。

　　(六)有关问题的处理

　　1. 存档人员转接党、团组织关系，按北京市组织部"京组发[1990]1号"文件规定："经单位同意或经政府授权的人才交流仲裁机构仲裁同意辞职或流动的党员，其组织关系应转移到接收单位;没有接收单位或从事个体经营的，其组织关系转到户口所在地党组织"的规定办理。

　　2. 存档期间，存档单位暂不负责办理出国手续。确需办理的，将本人档案退回户口所在地街道。

　　3. 存档合同期满，委托单位或存档人员不履行续订保存档案手续的，按待业人员处理，由存档单位将本人档案关系转入存档人员户口所在地街道。

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　　人事档案存放常识

　　人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

　　真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制。档案虽然“光辉不再”，但并不等于是随处可丢弃的“鸡肋”，应届生应关心自己的档案，免得未来不必要的麻烦。

　　档案与工龄：

　　◆很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

　　档案与福利：

　　◆毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

　　档案与因公出国政审：

　　◆因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

　　补办档案与原始材料：

　　◆虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

　　应届毕业生档案办理示意图：

　　【存档：毕业未就业学生】

　　国家对于毕业未就业的大学生的档案，一般采取三种方法：

　　一、把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。

　　★适合对象：比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。

　　★优点：在生源地就业后办理手续简单方便。

　　★缺点：两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　二、把档案留在学校。

　　2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的`毕业生户口、档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

　　★适合对象：适合有就业愿望但尚未就业的毕业生。

　　★优点：学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。

　　★缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　三、把档案转至就业代理或人才交流中心。

　　★适合对象：比较适合创业、灵活就业的毕业生。

　　★优点：易于毕业生解决一些实际问题。

　　★缺点：由于毕业生与指导中心交流相对少，容易造成信息不畅。

　　【存档：已就业学生】

　　已就业毕业生的档案存放一般有两种方式：

　　一、把档案转至有人事管理权的单位。

　　1、在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。个别没有档案管理权的单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。

　　2、要询问清楚用人单位的性质。国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，要通过人才交流中心来接收学生，学生的档案要放到人才中心去。

　　二、把档案转至单位所在地的人才服务中心。

　　如果接收你的单位不具备档案管理权，那么你的档案就应该“落户”于单位所在地的人才服务中心。这种方式通常需要收取一定费用，一般每年三四百左右。

　　1、人才服务机构是什么性质的机构?在编制上，它属于事业单位，在运行上，则实行企业化管理。但实际上，它履行着部分行政职能，提供的“服务”具有明显的行政属性。这种“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”与“商”之中左右逢源，模棱两可。不少地方人才中心的负责人坚持：“补齐代管费用及相关手续后，再提供人事服务”。

　　2、档案的转递是有规定程序的，在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去了。在现阶段，主管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等，而且档案转进转出比较麻烦，最好一步到位。

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